Az e-mail üzeneteket mindig pontosan kell megfogalmazni, hogy az olvasóközönség megértse az üzenetet. A célcsoport mindenkor eltér? tájékoztatottsággal, így a nyelvi forma és a tartalomnak is változnia. Extrém esetben fontos, hogy az e-mail üzenetek konziszenben legyenek. A címzett ritkább idejével a tartalom megértésére.